Esprofin S.A.S Estructura y Proyección Financiera

Jueves, 24 Jul 2014

Preguntas Frecuentes

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¿Cuándo aplica la retención de IVA?

• La retención de IVA aplica cuando las personas pertenecientes al régimen común contratan servicios  o adquieran compras con personas del régimen simplificado.  El régimen común está obligado a calcular la Retención de IVA la cual equivale al 50% del IVA del servicio o compra y este impuesto es asumido por el contratante.  Esta retención de IVA aplica sólo cuando el servicio o la compra son bases de retención en la fuente. Art. 437-437-1 E.T.
• Los clasificados por la Dian como grandes contribuyentes, las entidades públicas y en general los organismos o dependencias del Estado (Nación, departamentos, municipios etc.), son responsables de la Retención de IVA, la cual se aplicará al régimen simplificado y al régimen común y equivale al 50% del IVA facturado por el régimen común. Art.437-2 E.T.


¿Cuál es la diferencia entre las dos tarifas de Retención en la Fuente por honorarios y por servicios?

• La diferencia consiste en el tipo de servicio prestado: La retención por honorarios aplica cuando el servicio prestado está fundamentado en la capacidad intelectual del prestador para desarrollar dicho servicio, es decir se requieren de una preparación técnica o profesional, la retención por servicios aplica cuando el servicio prestado es meramente manual y lo que prima para dicho servicio es el arte como tal y no se relaciona con la capacidad intelectual para ejercerlo. Concepto DIAN No. 059443 de julio 17/2006. 
 
• Los honorarios y los servicios tienen tarifa de retención en la fuente diferencial así:
o En los honorarios se práctica retención en la fuente del 10% cuando el servicio lo presta un profesional no obligado a declarar renta y el 11% cuando el servicio lo presta una persona jurídica o un tercero obligado a declarar renta.
o En los servicios se práctica retención en la fuente del 6% cuando el servicio lo presta un particular no obligado a declarar renta y el 4% cuando el servicio lo presta una persona jurídica o un tercero obligado a declarar renta.


¿Cuándo un gasto es deducible y cuándo no?

• Un gasto es deducible cuando dicho desembolso es necesario para producir renta (ingreso), es decir, los gastos autorizados legalmente que se generan en el desarrollo de la actividad productora de renta del contribuyente y que son deducibles previo cumplimiento de determinados requisitos legales.
• Un gasto no es deducible cuando este no tiene la relación de causalidad con la actividad de la empresa, o cuando esta erogación no cumple con los requisitos legales. Art. 107 E.T.


¿Cuáles son los requisitos de una factura?

Los requisitos que debe contener una factura están contemplados en los Art. 617 del E.T. y Art. 3 de la Ley 1231 de Julio 17/2008.
• Estar denominada expresamente como factura de venta.
• Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
• Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
• Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
• Fecha de su expedición y fecha de vencimiento
• Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
• Valor total de la operación.
• El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura (Litografía y/o Tipografía).
• Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
• Número de resolución de la DIAN que habilita la numeración utilizada, la cual tiene una duración de 2 años.

 

¿Cuándo se debe generar un documento equivalente?

El documento equivalente se debe generar cuando se contratan servicios o se realizan operaciones comerciales con las personas del régimen simplificado (Este régimen no está obligado a facturar ni emitir documento equivalente); y es el contratante del servicio quien está obligado a generar dicho documento.  Art. 3 del decreto 522 de 2003.

El documento equivalente deberá cumplir los siguientes requisitos
según Art.771-2, adicionado con Ley 383 de 1997 en su Art.3:

• Apellidos y nombre de la persona beneficiaria del pago o abono.
• Fecha de la transacción.
• Concepto
• Valor de la operación.
• La discriminación del impuesto generado en la operación, para el caso del impuesto sobre las ventas descontable.

 

¿Por qué se deben solicitar los certificados de Retención en la Fuente y Retención de IVA?

Es importante y benéfico solicitar los certificados de Retención en la fuente y Retención de IVA puesto que con ello se adquieren unos beneficios de renta y de IVA los cuales consisten en lo siguiente:
• Los certificados de retención en la fuente se deben solicitar una vez termina el periodo contable y fiscal Colombiano, es decir al 31 de diciembre, con éstos certificados las retenciones practicadas son deducibles de la declaración de renta, o sea que disminuyen el saldo a pagar o genera un saldo a favor, el cual puede ser solicitado a la DIAN mediante el mecanismo de devolución directa o compensación con otros impuestos.  La devolución consiste en el pago directo por parte de la DIAN a la empresa que lo solicita y la compensación consiste en cubrir impuestos del nuevo año con ese saldo a favor.  Art. 815 y Art. 850 E.T.
• Los certificados de retención de IVA se deben solicitar al cierre de cada bimestre, es decir a febrero 28, abril 30, junio 30, agosto 31, octubre 31 y diciembre 31, con éstos certificados, los valores retenidos son deducible de la declaración de IVA en el bimestre correspondiente, o sea que disminuyen el saldo a pagar o genera un saldo a favor; el cual es acumulativo en bimestres posteriores e inclusive puede ser solicitado a la DIAN mediante el mecanismo de devolución directa o compensación con otros impuestos, en iguales condiciones que el punto anterior. Art. 815 y Art. 850 E.T.


¿Cada cuánto se debe renovar el Certificado de Cámara de Comercio?

Este certificado se debe renovar cada año y debe efectuarse dentro de los tres primeros meses de cada año, sin importar la fecha en que se haya efectuado la matricula de la empresa. Art. 33 del Código de Comercio.


¿Qué es el contrato de prestación de servicios?

Un contrato de servicios es diferente al contrato laboral y por lo tanto no supone las mismas condiciones ni requisitos de este, puesto que en el contrato de servicios, la obligación es de hacer algo, lo cual no demanda cumplir un horario, tener subordinación permanente, aunque obviamente hay remuneración o pago del servicio como tal.

La sentencia C-154/97 de la Corte Constitucional y el Art. 13 del Decreto 2170/2002, establecen que dichos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales, cuando los objetivos de la empresa no puedan realizarse con personal de planta, por no corresponder al desarrollo de las actividades del giro ordinario de la Entidad o se requiera de conocimientos especializados; vínculo que no genera relación laboral ni prestaciones sociales y que se celebra por el término estrictamente necesario.

El contrato de Prestación de Servicios puede ser civil o comercial, dependiendo la necesidad: 

• Sí se deriva un contrato mercantil se regirá por la legislación comercial.
• Si se deriva de un servicio con profesionales liberales se regirá por la legislación civil.

 

¿Cuándo es deducible el IVA pagado en Activos Fijos?

Por regla general, el IVA que se paga en los activos fijos, no se puede tratar como IVA descontable, sino que se debe llevar como un mayor valor del activo.  Cuando se paga IVA por un activo fijo, este no se puede descontar de la declaración de IVA del bimestre respectivo, sino que se debe sumar al valor del activo, es decir, se activa ese IVA pagado. Art. 491 E.T.


¿Qué se puede clasificar como gastos de representación?

Se clasifican en este concepto los gastos originados directamente por los empleados de la empresa a cargo de representar la misma o en desarrollo de sus actividades. Art. 206 E.T.

 

¿Por qué es necesario solicitar el RUT de los proveedores y los clientes?

• Es necesario porque tener copia de éste le da validez a la prestación del servicio o compra con la persona natural del régimen simplificado, el RUT será de gran utilidad para soportar costos y deducciones, al igual que para reportar información exógena en forma correcta.
• Es necesario tener el RUT de los clientes para tener una base confiable sobre las ventas que realiza la empresa, también para soportar correctamente la información ante la DIAN en posibles devoluciones de renta y retención de IVA, además para la elaboración de la información exógena.
• De no exigirse o conservarse el RUT, los costos y gastos no serán aceptados fiscalmente. Art. 177-2

 

RECOMENDACIONES

Es recomendable fotocopiar las facturas que se reciben en papel químico y anexarle la original a dicha copia, pues este tipo de papel con el pasar de los días o la manipulación del mismo hace que la información se borre, por lo tanto frente a una inspección de la DIAN estos documentos no serían tomados por la administración como costos o gastos deducibles. Con tal situación la empresa incurriría en el incumplimiento del Art. 617.

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